1. Ðịnh nghĩa về giao nhận và người giao nhận (freight forwarding and freight forwarder):
- Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận , dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.
- Theo luật thương mại Việt nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
- Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. 
2. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận
Ðiều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
3. Trách nhiệm của người giao nhận
a.Khi là đại lý của chủ hàng
Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn
+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.
+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
+ Chở hàng đến sai nơi quy định
+ Giao hàng cho người không phải là người nhận
+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.
- Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết
- Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
b.Khi la người chuyên chở (principal)
- Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. 
+ Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. 
+ Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
- Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). 
+Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận  đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở
- Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: 
+Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
+ Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp  
+ Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
+ Do chiến tranh, đình công
+ Do các trường hợp bất khả kháng.
*Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.

( Theo http://www.vietforward.com )

Bước 1:
- Nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài bao gồm: MB/L, HB/L bằng mail or bằng fax
Bước 2:
- Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi manifest (bằng FAX) cho hãng tàu đối với hàng FCL và co-loader đối với hàng LCL (nhớ yêu cầu bên nhận confirm lại về việc đã nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có việc sai sót xảy ra). Không để trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí.
* Note: Manifest là bảng liệt kê chi tiết hàng hoá (vui lòng tham khảo tài liệu đính kèm FORM 1)
Bước 3:
- Gửi thông báo hàng đến (bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc nhận thông báo đó) cho khách hàng trước ngày tàu vào 1 ngày, chậm nhất là ngay ngày tàu vào
Bước 4:
- Nhận lệnh ở hãng tàu. Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu. (Vận đơn gốc nhận được từ đại lý nước ngoài gửi bằng đường chuyển phát nhanh).
- Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu đối với hàng FCL. Thường phí D/o là 100.000 vnd/ bil và vệ sinh cont là 20.000vnd/ cont 20’ và 40.000vnd/ cont 40’. Nếu hàng hoá là máy móc thi phi vệ sinh cont thường từ 200.000-300.000vnd.
- Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS (container freight station: phí xếp hàng lẻ vào kho) cho co-loader, phí này thường từ 10-12 usd/ cbm
Bước 5:
- Chuẩn bị D/O giao cho khách gồm lệnh của hãng tàu/ lệnh co-loader và 4 lệnh của AA (tham khảo tài liệu FORM 2)
- Yêu cầu khách xuất trình Bill gốc và giấy giới thiệu khi nhận hàng nếu giao hàng bằng điện or Bill surrender thì không cần Bill gốc (Chú ý những trường hợp giao hàng theo lệnh của ngân hàng cnee phải có vận đơn ký hậu);
- Yêu cầu khách hàng ký nhận lên lệnh giao hàng của AA và lưu lại tờ lệnnh đó để làm P.O.D (tham khảo tài liệu FORM 3)
- Gửi P.O.D (proof of delivery: bằng chứng giao hàng) cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lí biết là lô hàng đó đã được giao.
- Thu phí D/O: 15.5usd/ bill(cho hàng CLC) và 18.5usd/ bill (cho hàng FCL), CFS và vệ sinh cont nếu có.
* Note: Thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày tính luôn ngày tàu đến sau 5 ngày khách hàng phải trả tiền lưu cont. Phí này không nhất định tuỳ thuộc vào từng hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu kho là 7 ngày tính từ ngày hàng được rút vào kho và phí này cũng không nhất định tuỳ thuộc vào từng kho ở mổi cảng.
- Hoàn thiện check list (bảng liệt kê chi phí của từng lô hàng) (tham khảo tài liệu FORM 4)- Sau khi hồ sơ hòan tất chuyển cho bộ phận kết tóan nhập chi phí. 
 

( Theo http://www.vietforward.com )

1) Hợp đồng thuê chuyến ( Trip Leasing)
- Hợp đồng thuê tàu chuyến được sử dụng khi người thuê có nhu cầu sử dụng ngay container. Giá tiền thuê chuyến được tính theo đơn vị container/ngày hoặc container/tháng, biến động theo thị trường và thường cao hơn giá cho thuê ở các loại hợp đồng khác. 
- Nói chung, người cho thuê container không thích cách cho thuê này vì nó có tính tạm thời, thiếu ổn định và nếu không có các biện pháp hữu hiệu sẽ có thể dẫn đến sự đảo lộn kế hoạch bố trí khai thác, tạo ra sự tồn đọng container ở một địa điểm nào đó.
2) Hợp đồng không thuê quy định số lượng container bắt buộc (Rate agreement). 
- Hợp đồng này chủ yếu quy định giá tiền thuê container không thay đổi trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng, bất kể container nằm ở địa điểm nào miễn là thuộc phạm vi quản lý quy định của người cho thuê.
- Hợp đồng không quy định số lượng container bắt buộc hai bên phải thực hiện. Người thuê tuỳ theo nhu cầu từng chuyến mà đề nghị số lượng và người cho thuê tuỳ theo khả năng của mình vào lúc ấy mà đáp ứng. Hợp đồng quy định địa điểm hoàn trả container, số lượng hoàn trả trong mỗi tháng và phí hoàn trả container ( nếu có).
3) Hợp đồng cho thuê có quy định số lượng container tối thiểu bắt buộc ( Master lease). 
- Hợp đồng này quy định người thuê sử dụng một số lượng container tối thiểu trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng và phải trả đủ số tiền thuê quy định, mặc dù có khi người thuê không sử dụng hết. Mặt khác, người thuê có thể thuê vượt quá số lượng quy định nếu có nhu cầu.
- Hợp đồng còn quy định điều kiện hoán đổi, có nghĩa là trong thời gian thuê, người thuê có quyền hoàn trả một số lượng container ở nơi này và nhận một số lượng tương ứng trong khu vực mà hai bên thoả thuận.
- Cách thuê này có lợi cho người thuê vì nó cho phép người thuê điều chỉnh số lượng container khớp với nhu cầu thực tế nhưng lại đòi hỏi người cho thuê phải bố trí mạng lưới container rộng khắp và do đó chi phí quản lý hành chính sẽ tăng lên.
4) Hợp đồng thuê dài hạn ( Long term lease). 
- Hợp đồng này quy định người thuê sử dụng một số lượng container trong suốt thời gian thuê mà không có sự hoán đổi và chỉ hoàn trả container khi hết hạn hợp đồng. Nếu người thuê vi phạm sẽ phải nộp tiền phạt. Các công ty vận chuyển container thường sử dụng cách này.
- Ðôi khi hợp đồng thuê container dài hạn có thể biến dạng thành hợp đồng thuê mua ( purchase- lease contract), nghĩa là người thuê sử dụng dài hạn, trả tiền thuê cho đến hết hạn quy định trong hợp đồng thì quyền sở hữu container chuyển sang luôn cho người thuê. Người thuê sử dụng luôn cách thuê mua vì họ không muốn hoặc không có khả năng chi trả ngay một lần tiền mua container.
*Trong các hợp đồng thuê container nói trên, giá tiền thuê, phí bảo hiểm, điều kiện thuê, việc nhận, hoàn trả container là các điều khoản chủ yếu cần lưu ý.

( Theo http://www.vietforward.com )