- Đây là một loại phụ phí cước biển mà các hãng tàu chợ thu để bù đắp chi phí phát sinh từ việc điều chuyển (re-position) một lượng lớn container rỗng từ nơi thừa đến nơi thiếu.
- Những nơi thừa vỏ thường là các quốc gia thâm hụt thương mại lớn, chẳng hạn như Mỹ, EU, hay Việt Nam). Lượng container hàng nhập vào lớn hơn lượng xuất khẩu dẫn tới một lượng lớn vỏ container tồn lại. Theo thống kê, hiện có tới vài trăm nghìn vỏ container nằm tại các cảng của Mỹ do thiếu nhu cầu sử dụng để đóng hàng xuất khẩu.
- Trong khi đó, ngược lại ở một số quốc gia khác (chẳng hạn như Trung Quốc, Ấn Độ) lượng container hàng xuất khẩu lại lớn hơn nhiều so với lượng container hàng nhập vào. Và như vậy tình trạng thiếu vỏ đóng hàng xảy ra, nếu không có biện pháp bù đắp.
- Việc thừa hay thiếu vỏ container ở mức độ nào đó là điều xảy ra thường ngày. Có lẽ khó có hãng tàu nào đảm bảo đủ vỏ tuyệt đối tại các cảng, các quốc gia. Và thường thì hãng tàu phải bỏ chi phí để điều vỏ rỗng để đảm báo đủ thiết bị cung cấp cho khách hàng. Hãng tàu có riêng một bộ phận chuyên trách (gọi là Bộ phận quản lý thiết bị - Equipment Control) trong việc theo dõi, tính toán việc chuyển rỗng sao cho hợp lý nhất để giảm chi phí.
- Tuy nhiên, khi sự mất cân đối trở nên nghiêm trọng, và chi phí chuyển rỗng lớn, hãng tàu tìm cách bù đắp chi phí này từ khác hàng . Đó là lý do ra đời của phụ phí mất cân đối vỏ container , hay phụ phí điều vỏ rỗng ( Container imbalance charge )
- Phụ phí này thường thu một mức nhất định cho một container, và có thể chỉ áp dụng vào từng giai đoạn, cho hàng đi từng tuyến. Nói cách khác, về lý thuyết, hãng tàu chỉ thu phụ phí này khi có sự phát sinh chi phí lớn trong việc chuyển vỏ container từ nơi này đến nơi khác.
- Ở Việt Nam, phụ phí này cũng được áp dụng vào mùa cao điểm cuối năm, khi hàng xuất khẩu từ Việt Nam tăng mạnh, và các hãng tàu thiếu vỏ cấp cho khách hàng.
Bước 1:
- Nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài bao gồm: MB/L, HB/L bằng mail or bằng fax
Bước 2:
- Lập hồ sơ, kiểm tra ngày tàu về, gửi manifest (bằng FAX) cho hãng tàu đối với hàng FCL và co-loader đối với hàng LCL (nhớ yêu cầu bên nhận confirm lại về việc đã nhận chứng từ này, ghi lại tên người nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có việc sai sót xảy ra). Không để trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí.
* Note: Manifest là bảng liệt kê chi tiết hàng hoá (vui lòng tham khảo tài liệu đính kèm FORM 1)
Bước 3:
- Gửi thông báo hàng đến (bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc nhận thông báo đó) cho khách hàng trước ngày tàu vào 1 ngày, chậm nhất là ngay ngày tàu vào
Bước 4:
- Nhận lệnh ở hãng tàu. Khi nhận lệnh phải mang theo giấy giới thiệu, trong trường hợp có giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu. (Vận đơn gốc nhận được từ đại lý nước ngoài gửi bằng đường chuyển phát nhanh).
- Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu đối với hàng FCL. Thường phí D/o là 100.000 vnd/ bil và vệ sinh cont là 20.000vnd/ cont 20’ và 40.000vnd/ cont 40’. Nếu hàng hoá là máy móc thi phi vệ sinh cont thường từ 200.000-300.000vnd.
- Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS (container freight station: phí xếp hàng lẻ vào kho) cho co-loader, phí này thường từ 10-12 usd/ cbm
Bước 5:
- Chuẩn bị D/O giao cho khách gồm lệnh của hãng tàu/ lệnh co-loader và 4 lệnh của AA (tham khảo tài liệu FORM 2)
- Yêu cầu khách xuất trình Bill gốc và giấy giới thiệu khi nhận hàng nếu giao hàng bằng điện or Bill surrender thì không cần Bill gốc (Chú ý những trường hợp giao hàng theo lệnh của ngân hàng cnee phải có vận đơn ký hậu);
- Yêu cầu khách hàng ký nhận lên lệnh giao hàng của AA và lưu lại tờ lệnnh đó để làm P.O.D (tham khảo tài liệu FORM 3)
- Gửi P.O.D (proof of delivery: bằng chứng giao hàng) cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lí biết là lô hàng đó đã được giao.
- Thu phí D/O: 15.5usd/ bill(cho hàng CLC) và 18.5usd/ bill (cho hàng FCL), CFS và vệ sinh cont nếu có.
* Note: Thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày tính luôn ngày tàu đến sau 5 ngày khách hàng phải trả tiền lưu cont. Phí này không nhất định tuỳ thuộc vào từng hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu kho là 7 ngày tính từ ngày hàng được rút vào kho và phí này cũng không nhất định tuỳ thuộc vào từng kho ở mổi cảng.
- Hoàn thiện check list (bảng liệt kê chi phí của từng lô hàng) (tham khảo tài liệu FORM 4)- Sau khi hồ sơ hòan tất chuyển cho bộ phận kết tóan nhập chi phí.
I. Một bộ hồ sơ C/O gồm các chứng từ sau:
1. Ðơn đề nghị cấp C/O (1 bản, theo mẫu)
2. Mẫu C/O đã kê khai hoàn chỉnh có tối thiểu 4 bản (1 bản chính và 1 bản copy doanh nghiệp chuyển khách hàng, 1 bản copy C/O lưu tại công ty, 1 bản copy lưu tại VCCI.
3. Các chứng từ xuất khẩu (chứng minh hàng xuất khẩu từ Việt Nam)
a. Commercial Invoice.
b. Tờ khai hải quan hàng xuất (bản sao y) kèm bản gốc để đối chiếu
c. Vận tải đơn (bản sao y) kèm bản gốc để đối chiếu
d. Các chứng từ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ Việt Nam, từng trường hợp cụ thể:
+ Hóa đơn thu mua nguyên liệu trong nước hoặc cam kết về nguồn gốc nguyên liệu để sản xuất lô hàng xuất khẩu.
+ Cam kết của người sản xuất trường hợp người xuất khẩu không trực tiếp sản xuất.
+ TKHQ hàng nhập khẩu trường hợp lô hàng có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, hàng tạm nhập tái xuất, hàng gia công…
+ Bảng định mức nguyên phụ liệu với hải quan
+ Quy trình sản xuất tóm tắt để chứng minh các công đoạn sản xuất tại Việt Nam
+ Trường hợp cần thể hiện các thông tin chi tiết như ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên nhà sản xuất, chất phóng xạ thì các thông tin này phải có xác nhận của cơ quan chuyên ngành.
Lưu ý: cần phải khai báo chính xác trên tất cả các chứng từ, khai báo trên mẫu C/O phải đánh máy vi tính, tất cả các chứng từ đơn xin C/O, mẫu C/O, Commercial inv phải được ký trực tiếp và đóng dấu của công ty.
- Lưu trữ: Hồ sơ C/O doanh nghiệp phải lưu đầy đủ (ít nhất như bộ đã nộp tại VCCI) trong thời gian tối thiểu 5 năm, và phải lưu bản C/O copy mộc đỏ do VCCI cấp.
II.Đối với doanh nghiệp lần đầu liên hệ cấp C/O cần:
- Lập hồ sơ thương nhân (theo mẫu);
- Đăng ký mẫu dấu và chữ ký của người có thẩm quyền ký trên C/O;
- Nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
- Giấy chứng nhận mã số thuế (công chứng).
Việc switch B/L này thường được sử dụng trong các trường hợp mua bán tay ba “Cross trade” hay còn gọi là “Triangle” nhằm mục đích thuận lợi cho việc thanh toán tiền hàng, che giấu xuất xứ hàng hoá, che giấu người bán hàng (thường là nhà sản xuất), đôi khi nó còn được dùng vào việc tránh thuế, hoặc tìm cách giảm thuế với hàng hoá xuất khẩu và hàng hoá nhập khẩu cũng như các qui định khác của các quốc gia mà hàng được luân chuyển.
a. Tránh lộ thông tin về người bán hàng :
Hàng sẽ được vận chuyển trực tiếp bằng container đường biển từ quốc gia mà nhà sản xuất đến địa điểm giao hàng tại Châu Âu nhưng để tránh cho Người mua hàng cuối cùng tại Châu Âu biết về nguồn gốc hàng hoá và đề phòng việc người mua hàng cuối cùng sẽ liên lạc với nhà sản xuất để mua hàng trực tiếp thì Nhà buôn trung gian yêu cầu hãng tàu đổi bộ vận đơn khác cho mình và trong đó có thay đổi một số thông tin như cảng xếp hàng, tên shipper,....
b. Thuận tiện cho việc thanh toán :
Nhà buôn trung gian thanh toán cho Người bán hàng và Người mua cuối cùng thanh toán cho Nhà buôn trung gian vì vậy phải có ít nhất 2 bộ vận đơn mới thanh toán được (đặc biệt là việc thanh toán sử dụng Back-to-Back Letter of Credit nhưng trong thực tiễn thì hãng tàu chỉ có thể chấp nhận phát hành cho 1 lô hàng 1 bộ vận đơn duy nhất mà thôi). Vì vậy, phải dùng biện pháp Switch Bill có nghĩa là sau khi Nhà buôn trung gian đã thanh toán tiền hàng cho Người bán hàng thì Nhà buôn này sẽ có được bộ vận đơn trong tay và giao nộp bộ vận đơn này cho hãng tàu rồi yêu cầu hãng tàu đổi sang (switch) bộ vận đơn khác với tên Shipper và tên Consignee khác để dùng nó thanh toán với Người mua hàng ở Châu Âu.
c. Giảm thuế và các qui định khác :
Trong nhiều trường hợp do các chính sách về thuế và các qui định khác của các quốc gia, Người mua hàng và Người bán hàng phải tìm cách "lách luật" bằng biện pháp Switch Bill. Ví dụ như hàng của quốc gia A khi bán vào quốc gia C sẽ bị đánh thuế với thuế xuất cao nhưng hàng của quốc gia B bán cho quốc gia C thì lại được ưu đãi về thuế quan nên nhiều khi Người bán và Người mua hàng thường sử dụng cách này để giảm thuế. Đây là cách Switch Bill không chính thức nhưng có thể lại là phương pháp mà nhiều người muốn sử dụng nhất.
Trên đây chỉ là ví dụ minh họa về thế nào thì được gọi là switch B/L và người ta dùng switch B/L để làm gì. Ngoài các ví dụ ở trên thì có thể sẽ còn nhiều phương thức khác tuỳ theo yêu cầu của mỗi người nhưng một điểm rất chú ý là việc sử dụng switch B/L có thể là hành vi vi phạm pháp luật và nhất thiết phải được đồng ý của hãng tàu (Shippping line) nếu sử dụng Master Bill và của đại lý giao nhận (Freight Forwader) vì họ có thể không chấp nhận Switch Bill để tránh rủi ro cho mình.
Việc sử dụng hình thức thay đổi nội dung vận đơn (Switch Bill) để che dấu nguồn gốc xuất xứ hàng hoá nhằm mục đích lách luật (hưởng ưu đãi thuế, lách các rào cản thương mại v.v) trên góc độ lý thuyết là có thể xảy ra nhưng thực tế rất khó khả thi.